Si vous avez créé votre entreprise, c’est que vous maîtrisiez un certain savoir-faire, que vous possédiez des compétences dans de nombreux domaines. Votre entreprise est devenue pérenne et s’est développée et dans cette nouvelle façon de fonctionner, vous n’arrivez pas à remplir certaines tâches…
Qu’est-ce que le BPO ?
Si vous vous retrouvez dans cette situation, vous allez certainement faire appel au système du BPO, sans même le savoir. Car si vous êtes contraint de demander à un tiers de réaliser une tâche, vous pratiquez le Business Process Outsourcing ; que l’on pourrait traduire en français par « externalisation des tâches d’entreprises ».
Il ne peut s’agir que d’une mission ponctuelle ou d’un métier qui ne faisait initialement pas partie intégrante du projet. Toutes les entreprises ; et non plus seulement les industries de fabrication ; peuvent désormais faire appel aux compétences extérieures pour répondre aux besoins d’un client ou dans un souci de développement. Il est même possible que l’on fasse du BPO, pour les besoins internes de l’entreprise. L’obligation de dématérialisation dans toutes les entreprises, quelle que soit leur effectif, peut être une de ces raisons, quand les compétences (ou le temps) ne sont pas au rendez-vous.
Pourquoi est-il intéressant de passer par le BPO pour la dématérialisation ?
La dématérialisation des documents de l’entreprise favorise les échanges entre les collaborateurs. La perte d’informations est également réduite. Le fait que les documents ne soient plus sous forme papier (même s’il est possible de conserver des archives de ce type en doublon), permet d’y avoir accès, même quand on ne se trouve pas dans les locaux professionnels. Ce ne sont que quelques-uns des attraits de cette nouvelle norme qui représente également un impact positif sur l’environnement ; sujet qui est au cœur de la réflexion de beaucoup d’entrepreneurs.
Pourtant, il peut être difficile de pouvoir échoir du personnel à la numérisation des archives d’une entreprise ; surtout si celle-ci est présente sur le marché depuis de nombreuses années et qu’elle possède un nombre conséquent de salariés. Les informations et les documents peuvent alors se compter par milliers, si ce n’est plus.
Externaliser cette tâche à une entreprise spécialisée permet de répondre à ces normes, de gagner en efficacité, tout en continuant à se consacrer à son cœur de métier. Le fait de payer pour une prestation ponctuelle permet de réaliser des économies substantielles. Passer par des professionnels aguerris, certifie de pouvoir, par la suite, retrouver un document bien précis, grâce à des techniques qui sont mises en place. Agencés, classés, triés et/ou jetés (certaines archives sont surannées), les documents gagnent en visibilité. Il est bon de prendre en compte que certaines de ces entreprises ; si elles se chargent de la numérisation et de la dématérialisation des documents professionnels, peuvent également conserver dans des locaux idoines les archives papiers. Ces dernières peuvent même être déménagées, si l’entreprise venait à changer de locaux.
La BPO. Des lettres que chaque entreprise est amenée à connaitre, pour rester compétitive. Demander l’aide d’un tiers pour une tâche, permet de ne pas se cantonner à ce que l’on connait déjà, mais devenir plus performant ; et ce à moindre coût. Le rêve de tout entrepreneur.
